Как вести учет в кафе с нуля: пошаговая схема от закупки до прибыли
Как организовать учет продуктов, закупок, склада, себестоимости и продаж так, чтобы в любой момент понимать, куда уходят деньги и сколько кафе действительно зарабатывает.
Открывая кафе, многие владельцы в первую очередь думают о меню, персонале, поставщиках и продажах. А учет часто откладывают «на потом».
Проблема в том, что без нормального учета невозможно точно ответить на простые вопросы:
- сколько продуктов реально находится на складе;
- сколько кафе потратило на закупки;
- сколько продуктов должно было уйти по проданным блюдам;
- откуда появляются недостачи;
- сколько стоит каждое блюдо;
- сколько денег приносит кафе;
- и главное — сколько прибыли остается в конце месяца.
Поэтому учет лучше выстроить сразу. Особенно если кафе работает в iiko: система позволяет связать продажи, закупки, склад, технологические карты, списания и себестоимость в едином контуре.
Начните с правильного справочника товаров
Первый шаг — привести в порядок список продуктов и товаров.
Например, вместо нескольких похожих позиций:
должна быть одна понятная номенклатура, если фактически речь идет об одном продукте.
Если один и тот же продукт заведен несколько раз, склад постепенно превращается в набор несвязанных остатков, а отчеты становятся сложнее для анализа.
Правильно внесите первоначальные остатки
Если кафе уже работает, необходимо определить, что фактически находится на складе на момент начала учета.
| Продукт | Фактический остаток |
|---|---|
| Мука | 25 кг |
| Куриное филе | 18 кг |
| Сыр | 7 кг |
| Помидоры | 12 кг |
| Масло | 8 л |
Эти данные должны соответствовать реальному количеству продуктов.
В iiko первоначальные остатки можно вводить через складские документы. Для корректного складского учета важно, чтобы исходные остатки соответствовали фактическим данным.
Если фактический остаток составляет 18 кг курицы, а в системе стоит 25 кг, эта ошибка будет продолжать влиять на склад и последующий анализ.
Все закупки должны попадать в систему
Следующий этап — наладить приемку товаров.
Например, кафе получило 20 кг курицы, 10 кг сыра, 15 кг помидоров и 5 литров масла. После приемки эти продукты должны появиться на соответствующем складе.
В iiko закупки и приемка отражаются в системе, что позволяет контролировать движение товаров и стоимость запасов. Своевременное внесение покупок также важно для корректного расчета себестоимости.
Не откладывайте внесение накладных на конец недели. Чем дольше система работает без фактических закупок, тем сильнее искажаются остатки и себестоимость.
Настройте технологические карты
Следующий важнейший элемент — технологические карты.
Допустим, кафе продает пасту с курицей. В технологической карте может быть:
В iiko технологическая карта содержит ингредиенты и нормы закладки. В зависимости от настроенного метода списания ингредиенты могут списываться при продаже блюда или при его приготовлении.
Если в рецепте указано 100 г курицы, а фактически повар кладет 150 г, система не сможет самостоятельно понять, что порция была увеличена.
Контролируйте списания
Не все продукты уходят в блюда.
Такие операции должны отражаться документально. В противном случае система будет ожидать один остаток, а фактически на складе окажется другой.
Получили 20 кг помидоров. По продажам должно было уйти 16 кг. Еще 1 кг испортили.
Фактический остаток должен составить 3 кг.Регулярно проводите инвентаризацию
Инвентаризация отвечает на главный вопрос:
В iiko инвентаризацию можно настроить заранее: выбрать склад, время и список товаров. После подсчета фактические остатки сравниваются с учетными данными.
| Товар | По учету | Факт | Разница |
|---|---|---|---|
| Курица | 18 кг | 17 кг | −1 кг |
| Сыр | 7 кг | 6,5 кг | −0,5 кг |
| Помидоры | 12 кг | 11 кг | −1 кг |
Но сама по себе инвентаризация — это не просто исправление цифр.
Разница должна стать поводом для анализа: ошибка приемки, неправильная техкарта, порционирование, списание, перемещение, пересортица или фактическая потеря товара.
Сравнивайте плановый и фактический расход
Вот здесь начинается настоящий управленческий учет.
Это уже сигнал для проверки.
- Проверить технологическую карту.
- Проверить нормы закладки.
- Проверить выход блюда.
- Проверить продажи.
- Проверить списания.
- Проверить перемещения.
- Проверить инвентаризацию.
Такой подход позволяет искать причину, а не просто закрывать недостачу очередной корректировкой.
Следите за закупочными ценами
Контролировать нужно не только количество товара, но и цену, по которой он закупается.
Количество закупаемого продукта могло остаться прежним, но себестоимость блюд уже выросла.
Поэтому управляющему важно контролировать не только:
но и:
Рассчитывайте себестоимость блюд
Теперь можно перейти от склада к меню.
| Ингредиент | Себестоимость |
|---|---|
| Булочка | 180 ₸ |
| Котлета | 650 ₸ |
| Сыр | 180 ₸ |
| Овощи | 120 ₸ |
| Соус | 80 ₸ |
| Итого | 1 210 ₸ |
Если продажная цена бургера составляет 3 500 ₸, то после вычета стоимости ингредиентов остается:
Но это еще не чистая прибыль. Из этой суммы кафе должно покрыть зарплату, аренду, коммунальные расходы, налоги, эквайринг, маркетинг и другие расходы.
Считайте не только Food Cost
Для полноценного управления кафе одного Food Cost недостаточно.
Контролируйте движение каждого важного продукта
Если в кафе постоянно возникают недостачи, не обязательно сразу проверять весь склад.
Начните с продуктов, которые:
- дорогие;
- быстро расходуются;
- имеют высокий объем списаний;
- используются в большом количестве блюд;
- дают большие расхождения при инвентаризации.
Какие отчеты нужны управляющему
Не обязательно каждый день открывать десятки отчетов. Для ежедневного контроля достаточно сформировать небольшой набор.
Такой набор позволяет смотреть на кафе не только через выручку, но и через движение продуктов, себестоимость и фактические расходы.
Простая схема учета кафе
Вся система может выглядеть достаточно просто:
Чем точнее связаны эти этапы между собой, тем легче найти источник потерь и понять реальную экономику бизнеса.
Главная ошибка кафе — считать только деньги в кассе
Выручка сама по себе ничего не говорит о прибыльности бизнеса.
Кафе может продавать на 10 млн ₸ в месяц и при этом практически не зарабатывать. Причина может быть в высокой себестоимости, дорогих закупках, списаниях, недостачах, неправильных техкартах или слишком высоких расходах на персонал.
Как организовать учет в кафе с помощью iiko
iiko позволяет объединить основные операции в одной системе: продажи, склад, закупки, технологические карты, себестоимость, инвентаризацию и отчетность.
Но сама программа не заменяет правильно организованный учет.
Если неправильно заведены товары, не настроены техкарты, не контролируются закупки и списания, даже хорошая система будет показывать неправильную картину.
Учет в кафе с нуля: что проверить
Если вы только начинаете наводить порядок в учете, проверьте эти 10 пунктов:
Учет в кафе — это не таблица с приходами и расходами
Это единая система, в которой каждая операция имеет продолжение:
Чем раньше эта цепочка начинает работать правильно, тем быстрее владелец видит реальные проблемы бизнеса и может исправлять их до того, как они превращаются в серьезные финансовые потери.
Поможем настроить учет в вашем кафе
Настроим склад, технологические карты, списания, инвентаризацию, себестоимость и управленческие отчеты в iiko.