Как правильно проводить инвентаризацию в ресторане
Инвентаризация — это не просто пересчет продуктов на складе. Это один из главных инструментов контроля себестоимости, фудкоста и потерь ресторана. Разбираем, как подготовиться к инвентаризации, какие ошибки встречаются чаще всего и как использовать iiko, чтобы результаты действительно помогали управлять бизнесом.
Хорошая инвентаризация должна не только показать, что на складе не хватает 5 кг мяса или 20 бутылок напитка. Она должна помочь понять, почему возникло расхождение и что необходимо изменить в учете или работе сотрудников.
В ресторане товар постоянно движется: принимаются поставки, продукты перемещаются между складами, используются на кухне, списываются по причине порчи, превращаются в заготовки и блюда, а затем продаются гостям.
Поэтому даже небольшая ошибка в ежедневном учете постепенно превращается в серьезное расхождение между тем, что показывает программа, и тем, что действительно находится на складе.
Именно для этого нужна регулярная инвентаризация. В iiko она используется для сравнения фактического количества товаров с учетными остатками и выявления расхождений.
Что разберем в статье
Зачем ресторану нужна регулярная инвентаризация?
Основная задача инвентаризации — определить фактические остатки и сравнить их с данными учетной системы.
Например, согласно iiko на складе должно находиться 30 кг куриного филе. После пересчета сотрудники обнаружили только 27,5 кг. Получается расхождение в 2,5 кг.
Но сама цифра -2,5 кг еще ничего не объясняет. Причина может находиться в совершенно разных местах:
- не внесен приход товара;
- не оформлено списание порчи;
- товар переместили на другой склад и не оформили документ внутренне перемещение;
- некорректная техкарта;
- фактический выход блюда отличается от нормы;
- допущена ошибка при предыдущей инвентаризации;
- есть реальные потери или недостачи.
Поэтому профессиональная инвентаризация заканчивается не нажатием кнопки «Провести», а анализом причин расхождений.
Как правильно подготовиться к инвентаризации
Самая распространенная ошибка — начинать пересчет без подготовки. В результате сотрудники считают товар, а бухгалтер или калькулятор позже обнаруживает, что часть приходов, списаний или перемещений вообще не была внесена в систему.
Перед началом проверьте:
1. Наведите порядок на складе
Продукты одного типа должны храниться вместе, открытые упаковки — быть промаркированы, а товар должен быть расположен таким образом, чтобы его можно было быстро пересчитать.
Если на складе одновременно находятся несколько открытых коробок одного продукта, вероятность ошибки при пересчете значительно увеличивается.
2. Проверьте единицы измерения
Особое внимание уделите килограммам, граммам, литрам, миллилитрам, штукам, упаковкам и порциям.
Например, если в системе товар учитывается в килограммах, а сотрудник фактически считает упаковки, необходимо правильно учитывать вес каждой упаковки. Иначе расхождение будет заложено еще до начала анализа.
3. Проверьте документы в iiko
Перед инвентаризацией важно убедиться, что в iiko отражены все операции, влияющие на остатки: поступления, списания, перемещения и другие складские документы.
Как правильно проводить подсчет
Во время подсчета главная задача — получить максимально объективный фактический остаток.
Разделите зоны
Отдельно пересчитывайте основной склад, холодильники, морозильные камеры, бар, кухню и другие места хранения.
Считайте физический остаток
Не ориентируйтесь на данные iiko во время пересчета. Сначала фиксируется фактическое количество, а затем оно сравнивается с системой.
Не забывайте про заготовки
В ресторане на складе находятся не только сырьевые продукты, но и полуфабрикаты, заготовки и готовые блюда.
Пересчитывайте дорогие позиции отдельно
Мясо, рыба, алкоголь, дорогие сыры и другие позиции с высокой стоимостью требуют особенно внимательного контроля.
Важно проводить подсчет в согласованный момент времени, рекомендуется проводить инвентаризацию в нерабочее время ресторана. Если ресторан продолжает активно принимать товар, списывать продукты и продавать блюда во время пересчета, данные инвентаризации будут не актуальны.
Как проводить инвентаризацию в iiko
В iiko инвентаризация позволяет создать документ, выбрать склад, определить дату и внести фактическое количество товара. В iikoWeb инвентаризации также можно планировать заранее, назначать ответственных и отслеживать статус выполнения.
В актуальном iikoWeb документы инвентаризации доступны в разделе управления складом. Система позволяет работать с активными, завершенными и просроченными инвентаризациями.
Планирование
Инвентаризацию можно заранее настроить по складу, времени и перечню товаров.
Ответственные
Можно определить сотрудников, которые выполняют подсчет и отвечают за проведение процедуры.
Расхождения
После внесения фактических остатков можно анализировать разницу между учетными и фактическими данными.
История
Завершенные документы позволяют вернуться к результатам предыдущих проверок.
Названия разделов и порядок действий могут отличаться в зависимости от версии iiko и используемых приложений.
7 ошибок, которые чаще всего портят результаты инвентаризации
Считать товар во время активного движения
Одновременно принимается товар, кухня его использует, бар продает напитки — итоговый остаток постоянно меняется.
Не внести все приходы
Фактически товар уже находится на складе, но в iiko его еще нет.
Забыть про списания
Испорченный или поврежденный товар физически отсутствует, но продолжает числиться в системе.
Не учитывать заготовки
На кухне может находиться большое количество полуфабрикатов, которые также влияют на складской учет.
Неправильные единицы измерения
Килограммы, штуки, упаковки и литры нельзя смешивать при фактическом подсчете.
Сразу исправлять остатки
Не стоит механически исправлять все расхождения. Сначала нужно понять их причину.
Не анализировать повторяющиеся недостачи
Если один и тот же товар регулярно показывает минус, это уже не случайная ошибка, а сигнал для проверки процесса.
Что проверить после инвентаризации
Самая важная часть начинается после завершения подсчета. Полученные расхождения необходимо анализировать, а не просто закрывать документ.
Сначала смотрим на крупные расхождения
Не обязательно одинаково подробно разбирать каждую мелкую позицию. В первую очередь стоит обратить внимание на товары с большой стоимостью и существенным количеством расхождения.
Проверьте техкарты
Если фактический расход продукта постоянно выше расчетного, необходимо проверить технологические карты.
Например, по рецептуре на порцию блюда должно уходить 180 г мяса, но фактический расход показывает значительно больше. Причина может быть не в хищении, а в неправильной порционировке, выходе блюда или самой техкарте.
Сравните результаты нескольких инвентаризаций
Одна инвентаризация показывает ситуацию в конкретный момент. Несколько последовательных инвентаризаций позволяют увидеть тенденцию.
Одна недостача может быть ошибкой. Повторяющаяся недостача — уже повод искать причину.
Как превратить инвентаризацию в инструмент контроля
Если ресторан проводит инвентаризацию только ради того, чтобы бухгалтер мог закрыть месяц, ее потенциал используется далеко не полностью.
Правильный подход — анализировать результаты в динамике:
Инвентаризация должна отвечать на вопрос «почему?»
Правильно проведенная инвентаризация показывает не только количество продуктов на складе. Она помогает увидеть, где ресторан теряет деньги.
В связке с iiko инвентаризация становится частью полноценного товарно-складского учета: фактические остатки сравниваются с данными системы, а выявленные расхождения можно использовать для проверки приемки, списаний, перемещений, техкарт, себестоимости и работы сотрудников.
Поэтому главная цель — не добиться идеального остатка в программе любой ценой, а найти причину расхождения и устранить ее.
Хотите навести порядок
в складском учете iiko?
Поможем настроить товарно-складской учет, техкарты, инвентаризацию и контроль себестоимости в iiko.